Gutes Forderungsmanagement gegen schlechte Zahlungsmoral
Die Zahlungsmoral verschlechtert sich von Jahr zu Jahr. Selbst öffentliche Auftraggeber neigen vermehrt dazu, ihre Zahlungsziele nicht einzuhalten. Die Lieferanten und Unternehmen, die durch Lieferung bzw. Erbringung ihrer Arbeiten in Vorleistung getreten sind, erleiden dadurch erhebliche finanzielle Schäden. Wie können solche Schäden durch ein wirksames Forderungsmanagement zumindest minimiert werden?
Dazu befragten wir Rechtsanwalt Dr. Jan C. Nordmeyer, Partner der Bielefelder Rechtsanwalts- und Notarkanzlei Diekmeyer, Wagenknecht, Nordmeyer.
Dr. Nordmeyer: Grundvoraussetzung für ein wirkungsvolles Forderungsmanagement ist die Kenntnis und Beachtung der gesetzlichen Regelungen im Verzugsrecht. Das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen vom 30.03.2000 hat dem Forderungsschuldner grundsätzlich eine Zahlungsfrist von 30 Tagen eingeräumt und daher Zahlungen nicht beschleunigt, sondern eher verzögert. Diese Fehlentscheidung wurde durch das Schuldrechtsmodernisierungsgesetz korrigiert. Der Forderungsschuldner, der nach einer Mahnung oder an einem kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin nicht leistet, gerät wieder sofort in Verzug. Unabhängig davon kommt der Forderungsschuldner auch ohne Mahnung in Verzug, wenn er innerhalb einer Frist von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung nicht bezahlt. Sobald sich der Forderungsschuldner in Zahlungsverzug befindet, muss er Verzugszinsen bezahlen und die weiteren verzugsbedingten Kosten des Gläubigers erstatten. Den gesetzlichen Verzugszinssatz hat der Gesetzgeber erheblich angehoben. Er beträgt nunmehr 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Unter Kaufleuten beträgt der gesetzliche Zinssatz sogar 8 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei einem derzeitigen Basiszinssatz von 1,37 % ist im Falles des Verzuges somit mindestens ein Zins von 6,37 % bzw. 9,37 % p.a. zu leisten. Kann der Gläubiger einen höheren Zinsschaden nachweisen, kann dieser selbstverständlich auch weiterhin geltend gemacht werden.
Welche konkrete Vorgehensweise empfehlen Sie, wenn eine Rechnung einmal nicht bezahlt wird?
Dr. Nordmeyer: Das richtige Forderungsmanagement beginnt bereits bei der Rechnungserteilung. Aus der Rechnung sollte Schuldner, Gläubiger und Entstehungsgrund der Forderung hervorgehen. Die Rechnung sollte zeitnah nach Erfüllung der eigenen in Rechnung zu stellenden Leistung verschickt werden. Bei Teilleistungen sind auch Teilrechnungen zu empfehlen. Ist der Forderungsschuldner ein Verbraucher muss bereits in der Rechnung darauf hingewiesen werden, dass der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug gerät, wenn er innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung nicht bezahlt.
Sollte die Rechnung innerhalb von 14 Tagen nicht bezahlt worden sein, empfehle ich eine sofortige Mahnung mit der Aufforderung, unverzüglich den Rechnungsbetrag zu bezahlen. Sowohl hinsichtlich der Rechnung als auch hinsichtlich der Mahnung gilt, dass der Gläubiger den Zugang dieser Schreiben im Falle einer streitigen Auseinandersetzung beweisen muss. Es empfiehlt sich daher, diese Schreiben entweder per Einwurf-Einschreiben zu versenden oder aber einen Mitarbeiter nach voraussichtlichem Zugang der Rechnung oder Mahnung bei dem Schuldner anrufen zu lassen, um sich den Zugang des Schreibens bestätigen zu lassen. Diese Bestätigung sollte kurz schriftlich dokumentiert werden.
Ich erlebe es immer wieder, dass Forderungsschuldner mehrfach –bis zu zehnmal wegen der selben Forderung- gemahnt werden. Der Schuldner befindet sich selbstverständlich bereits nach der ersten Mahnung oder aber nach Ablauf der 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug, so dass jede weitere Mahnung nur eine zeitliche Verzögerung mit sich bringt.
Was ist zu tun, wenn der Forderungsschuldner trotz Mahnung nicht bezahlt?
Dr. Nordmeyer: Es gibt drei Alternativen. Zum einen besteht für etwas größere Unternehmen die Möglichkeit, eine eigene Inkassoabteilung aufzubauen, die dann auch das gerichtliche Mahnverfahren selbst durchführt, um so einen vollstreckbaren Titel gegen den Schuldner zu erwirken. Zum anderen besteht die Möglichkeit, ein Inkassounternehmen einzuschalten. Schließlich bleibt die Möglichkeit, direkt einen Rechtsanwalt mit dem Forderungseinzug zu beauftragen.
Lassen Sie mich raten, welche der drei Alternativen Sie empfehlen.
Dr. Nordmeyer: Ja, selbstverständlich empfehle ich die Einschaltung eines Rechtsanwaltes. Für die Beauftragung eines Rechtsanwaltes sprechen objektiv gute Gründe. Eine unternehmenseigene Inkassoabteilung hat meines Erachtens den Nachteil, dass eine unternehmensfremde Dienstleistung vorgehalten wird, die sehr bequem und kostengünstig ausgegliedert werden kann. Des weiteren ist zu berücksichtigen, dass gegen die beantragten Mahnbescheide regelmäßig Widersprüche von den Forderungsschuldnern eingelegt werden, so dass das Verfahren dann doch vor Gericht ausgetragen werden muss, also doch ein Anwalt beauftragt werden muss. Aus diesem Grunde ist auch die Einschaltung eines Inkassounternehmens aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten nicht sinnvoll. Grundsätzlich können zwar auch die Kosten eines Inkassobüros aus Verzugsgesichtspunkten von dem Forderungsschuldner ersetzt verlangt werden. Die Obergrenze für diese Erstattungspflicht sind aber die Sätze des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG), die nicht selten von Inkassobüros überschritten werden. Kommt es dann letztlich doch zu einem Rechtsstreit, können die Inkassokosten in der Regel nicht zusätzlich zu den Rechtsanwaltskosten beansprucht werden, da der Gläubiger zur Schadensminderung den Rechtsanwalt sogleich hätte beauftragen können. Nach inzwischen wohl einhelliger Rechtsprechung hat derjenige, der die Bereitschaft der Rechtsanwälte zum Inkasso nicht nutzt und sich für das teurere Angebot der Inkassoinstitute entscheidet, die entstehenden Mehrkosten selber zu tragen. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen, dass nach dem RVG ein Teil der außergerichtlichen Rechtsanwaltsgebühren auf die im Prozess entstehenden Gebühren anzurechnen sind. Diese Anrechnungsfähigkeit besteht bei Inkassokosten freilich nicht, so dass der Gläubiger, der zuvor ein Inkassounternehmen eingeschaltet hat, diese Kosten nicht von dem Gläubiger erstattet verlangen kann.
Für die direkte Beauftragung von Rechtsanwälten spricht schließlich auch, dass Rechtsanwälte –zumindest Kanzleien mit entsprechenden Inkassoabteilungen- durch die Vielzahl der zu bearbeitenden Forderungseinzüge mit Hilfe ihrer EDV gestützten Technik gewisse Synergieeffekte zugunsten ihrer Mandanten nutzen können. So können beispielsweise kostenaufwendige Verfahrensschritte, insbesondere im Rahmen der sich anschließenden Zwangsvollstreckung, vermieden werden, wenn der Forderungsschuldner „kanzleibekannt“ ist, also bereits aus anderen Verfahren bekannt ist, dass Zwangsvollstreckungsmaßnahmen gegen einen bestimmten Schuldner erfolglos verlaufen sind.
